اگر شما یک کارآفرین و یا صاحب استارت اپ هستید و یا ایده های خلاقانه برای شروع یک کسب و کار نوین دارید، اما سرمایه ی مورد نیاز برای شروع به کار را ندارید و هزینه های اولیه ای همچون اجاره ی دفتر کار، استخدام منشی، خرید خط تلفن و غیره باعث نگرانی شما شده، و با خود فکر میکنید که بدون داشتن امکانات اولیه، کسب و کار شما اعتبار کافی را نخواد داشت. نباید اجازه بدهید این قسم دل مشغولی ها مانع شروع به کار شما شود. زیرا در عصر تکنولوژی دیگر هیچ نیازی وجود ندارد که با استفاده از تکنولوژی و اینترنت حل نشده باقی مانده باشد. دیگر در کشورهای پیشرفته کسی به علت اینگونه ترس ها و مسائل کارآفرینی خود را به تعویق نمی اندازد. به عنوان مثال کمپانی های بزرگی همچون ویرچوال افیس، لایو رسیپشنبست همواره در حال ارائه دادن خدمات دفتری و اداری هستند.
ما و همکارانمان نیز در دفتر شما به فکر گسترش استارت اپ ها و پر و بال دادن به کسب و کارهای کوچک هستیم، ما در صدد یاری کردن به جوانان خلاق و نوآور هستیم تا آنها نیز به سادگی فرصت کارآفرینی و تحقق بخشیدن به رویاهای خود را داشته باشند.
اگر کسب و کار جدیدی راهاندازی کردهاید استفاده از سرویس منشی تلفنی تصمیم مهمی برای شما خواهد بود. این سرویس میتواند در انجام بسیاری از کارهای اولیه کمکتان کند و فایدههای بسیاری داشته باشد.
پیش از این که جلوتر برویم، اول ببینیم سرویس منشی تلفنی چیست و به چه کار شما میآید. در این سرویس فردی امور دفتری شما را از راه دور رسیدگی میکند و برای پاسخگویی به تماسهایتان نیازی نیست در دفتر کار شما حضور داشته باشد.
روش کار سرویس منشی تلفنی چیست؟
از آنجا که در این سرویس منشی از راه دور با شما همکاری میکند، از نرمافزارهای ویژهای استفاده میکند که از طریق آن با کامپیوتر و سیستم تلفن شما در ارتباط است. با این کار تماسهای ورودی شما به منشی منتقل میشود. او میتواند پیغام تماسگیرنده را بگیرد و آن را به فرد مورد نظر در شرکتتان برساند.
این سرویس هر زمان که آن را به کار اندازید کار میکند و هر زمان که آن را از کار بیندازید خاموش میشود. سرویس منشیتلفنی میتواند تنها در ساعات استراحت شما و زمانی که خارج از دفترتان هستید کار کنند و یا کلاً تمامی تماسهایتان را مدیریت کنند. چند نمونه از مواردی که میتوان از این سرویس بهره برد:
وکیلها- زمانی که در دادگاه و خارج از دفتر کارتان هستید میتوانید از سرویس منشی تلفنی استفاده کنید.
دندانپزشکان- وقتی بیمار دارید میتوانید از سرویس منشی تلفنی استفاده کنید. او قادر است قرارهای شما را برنامهریزی کند و برای یادآوری با شما تماس بگیرد.
کسب و کارهای کوچک– در هر کسب و کار کوچکی میتوانید در زمانهای پرمشغله خود ازسرویس منشی تلفنی استفاده کنید.
اینها تنها چند نمونه از موارد استفاده از سرویس منشی تلفنی در حرفه شما هستند.
دلایلی برای استفاده از سرویس منشی تلفنی
آیا میدانستید که حدود ۷۵% از تماسگیرندگان با کسب و کارهای جدید یا کوچک پس از وصل شدن تماس به پیغامگیر تلفن را قطع میکنند؟ ۷۵% رقم بالایی برای از دست دادن فرصتهایی است که میتوانند کسب و کار شما را یک پله بالاتر ببرند.
با داشتن منشی مجازی، میتوانید درصد تماسهای قطعشده به شرکتتان را به صفر نزدیک کنید. مادامی که از سرویس منشی تلفنی خود به درستی استفاده کنید، دیگر چنین فرصتهایی را از دست نمیدهید. وقتی یک فرد و نه پیغامگیر به تماس پاسخ میدهد میتواند خدمات به مراتب بهتری را به مشتری عرضه کند.
داشتن منشی تلفنی در مقایسه با شرایطی که خودتان یک تنه تمام وظایف را انجام دهید وجهه حرفهایتری به شما و کسب و کارتان میبخشد. زمان بیشتری برایتان باقی میماند و می توانید به مراجعان و مشتریانتان بهتر رسیدگی کنید.
در کنار این دلایل، و در مقایسه با یک منشی در شکل سنتیاش، استفاده ازسرویس منشی تلفنی باعث صرفهجویی در هزینههایتان میشود، چرا که هزینه آن حدود ۲۰% هزینه یک منشی معمولی است، اما با همان خدمات و حتی گاهی بیشتر.
اگر به دنبال راهی برای عرضه خدمات بهتری به مشتریانتان و توسعه کسب و کار جدید یا باسابقهتان هستید، در فکر استفاده از سرویس منشی تلفنی از «دفتر شما»باشید
کسب وکار خانگی
با پیدایش اینترنت راهاندازی کسب و کار خانگی و جدید برای کارآفرینان نوپا سادهتر و جذابتر از هر زمانی شده است. به علاوه، اینترنت با ایجاد امکان دورکاری برای کارمندان به همان میزان تأثیری انقلابی داشته است. اما اگر بتوانیم از قدرت اینترنت برای بهرهگیری از هر دوی این فرصتها استفاده کنیم چه؟
استفاده از خدمات دفتر مجازی «دفتر شما» روشی خلاقانه برای کسب و کار خانگی شماست که به کارکنانتان اجازه میدهد وقت و انرژی خود را به جای اتلاف در مسیر خانه به محل کار و برعکس بر کار متمرکز کنند. راهاندازی دفتر مجازی همچنین در صرفهجویی، افزایش سود و توسعه کسب و کار خانگی تان به شما کمک میکند.
فکس اینترنتی
در این عصر دفترهای کار بدون کاغذ و اسناد دیجیتالی، شاید فکر کنید دستگاه فکس نیز باید کم کم بازنشسته شود. اما ارسال اسناد با فکس همچنان بخشی جدانشدنی از کسب و کارها برای برخی از اسناد، مانند قراردادها، و در برخی از بخشها، مانند روابط عمومی، است.
خدمات فکس اینترنتی «دفتر شما» امکان ارسال و دریافت فکس را بدون کوچکترین نیاز به دستگاه فکس فراهم کرده است. با استفاده از این سرویس، میتوانید هر سندی را که روی کامپیوترتان ایجاد میکنید از طریق ایمیل یا وب به دستگاه فکس موردنظر خود بفرستید. در این سرویس پیوستهای خروجی ایمیل به فکس تبدیل میشوند و فکسهای ورودی به پیوست ایمیل.
فکس اینترنتی نوعی سرویس میزبانیشده است. بدین معنا که نیازی نیست شما سرورهای فکس، مودم و نرمافزارهای خاص را خریداری و نصب کنید. در عوض، با اشتراک در سرویس فکس اینترنتی «دفتر شما» میتوانید از مزایای این خدمت بهرهمند شوید.
برای دریافت فکس بر روی کامپیوترتان:
۱٫ «دفتر شما» یک شماره فکس اینترنتی در اختیار شما قرار میدهد.
۲٫ فرستنده آن شماره را میگیرد و فکس را از یک دستگاه فکس عادی ارسال میکند.
۳٫ «دفتر شما» فکس را دریافت، آن را به پیوست ایمیل تبدیل و به آدرس ایمیلتان ارسال میکند.
شما نیز برای مشاهده فکس تنها کافی است فایل پیوستشده را باز کنید. از آنجا که برای استفاده از این سرویس تنها به ایمیل نیاز دارید، میتوانید از هر جا که هستید حتی با تلفن همراهتان فکس را دریافت کنید.
برای ارسال فکس نیز کافی است از طریق ایمیل سند موردنظر را به همراه شماره فکس موردنظر برای اپراتور خود در «دفتر شما» بفرستید و ارسال و اطمینان از دریافت فکس را به وی بسپارید.